Dal 1 gennaio 2019 tutti i titolari di partita iva dovranno strutturarsi per l’emissione e la ricezione delle fatture, verso altri titolari di partita iva, in formato elettronico.
Con fattura elettronica si intende un processo di creazione di una fattura in formato digitale con requisiti XML: si capisce pertanto che la creazione di fatture elettroniche con formati word, excel non saranno più accettati; o meglio la persona, lo studio, l’impresa potrà crearsi la fattura in formato word o excel per usi propri interni, ma poi dovrà redigere anche la fattura in formato elettronico con requisito XML per poi spedirla al Sistema Di Interscambio gestito dalle Agenzia delle Entrate. Il titolare di partita iva quindi dovrà strutturarsi per la creazione e invio delle fatture elettroniche, ma anche per la ricezione delle stesse.
Anche l’amministratore di condominio, titolare di partita iva, dovrà strutturarsi per la ricezione di fatture elettroniche da parte dei propri fornitori (benzinaio, consulente tributario, consulente informatico, acquisto di cancelleria e altro ancora) . Per redigere una fattura in formato elettronico vi sono attualmente tre possibilità: 1 – sfruttare il gestionale messo a disposizione gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate; 2 – acquistare uno dei tanti gestionali presenti nel mercato abilitati alla creazione, invio e ricezione di fatture elettroniche; 3 – sfruttare il gestionale dello studio del commercialista/tributarista al quale l’amministratore di condominio si appoggia per la tenuta della propria contabilità. Una volta deciso quale possibilità utilizzare (la scelta potrà essere dettata da un motivo economico o da un motivo di semplificazione organizzativa: la scelta numero 3 permetterà di non dover più inviare, spedire, consegnare al commercialista le proprie fatture emesse e ricevute, poiché quest’ultimo sarà lui stesso in grado di acquisirle) si dovrà comunicare all’Agenzia delle Entrate il codice destinatario, ovvero un codice al quale il Sistema Di Interscambio invierà le varie fatture elettroniche destinate al titolare di partita iva.
E’ il gestionale, o l’Agenzia della Entrate nel caso di scelta 1, che comunicherà al titolare di partita iva il codice destinatario. Il codice destinatario può essere identificato come il numero della cassetta postale virtuale del titolare di partita iva. Vi è anche la possibilità di evitare di richiedere e comunicare tale codice; all’Agenzia delle Entrate, come pure a tutti i propri fornitori, invece di comunicare tale codice si comunica la propria PEC (posta elettronica certificata): in questo modo le fatture elettroniche d’acquisto verranno spedite dal Sistema Di Interscambio alla relativa PEC comunicata. Il problema che si potrebbe verificare nel caso di questa scelta è che se la casella PEC dovesse essere piena, ovvero aver raggiunto la capacità massima di contenuto, la fattura elettronica verrebbe respinta con tutti i problemi che poi ne conseguono . Le fatture elettroniche avranno il requisito che dal punto di vista grafico e di impostazione dei campi (indirizzo del cliente, oggetto della fattura, data e numero fattura) saranno tutte uguali; la fattura elettronica emessa dall’amministratore condominiale “Mario Rossi” sarà uguale, dal punto di vista grafico, alla fattura elettronica emessa dalla cartoleria “Verdi”.
Entrando nel gestionale, ci si ritroverà con le caselle “crea nuova fattura” “invia fattura” “visualizza fatture ricevute”; selezionando “crea nuova fattura” la persona si troverà a dover inserire: - i dati del destinatario della fattura, sempre che non li abbia già salvati nella relativa rubrica, - il codice destinatario comunicato dal proprio cliente (o l’indirizzo PEC se il cliente non ha il codice identificativo), - la data, - il numero fattura sarà invece generato in modo automatico, - l’oggetto della fattura, - indicare se è assoggettata o meno ad IVA, la relativa aliquota o norma di esenzione, - indicare se sarà assoggettata a contributo integrativo previdenziale o meno, - indicare se sarà assoggettata a ritenuta d’acconto o meno. Successivamente la fattura potrà essere inviata all’SDI o salvata per essere visionata o modificata e inviata successivamente.
La fattura elettronica, che avrà formato XML, potrà poi essere sempre trasformata o visualizzata in formato pdf, come pure stampata per proprie esigenze organizzative. Dal punto di vista normativo però, tale fattura non dovrà più essere conservata per i 5 o 10 anni (a seconda del caso) dal contribuente in formato cartaceo o elettronico dentro il proprio PC o server; essa dovrà essere conservata solo da strutture preposte e autorizzate dall’Agenzia delle Entrate, a pagamento quindi, o dalla stessa Agenzia delle Entrate, qualora uno scelga la soluzione 1 sopra indicata.
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